浅谈各类报账涉及财税问题

作为公司财务人员，每天都会碰到各种形式的“报账”。通常财务部门收到员工用来报账的发票，首先要核实的是，这张发票是否属于国家认可、可报销范围内，发票填列信息是否准确、真实，附件是否齐全。确认发票信息等大致无误后，我们再根据发票所代表的的业务性质，分析这张票可能涉及的税收问题，并根据发票所代表发生的业务性质进行做账，即所谓“分门别类”。可别小看这“归集”问题，归集错了，意味着涉及的税款和方向有问题，还有可能涉及偷税漏税哦。报账归集方向，除了我们常见的公司生产经营产生的 各种“生产成本费”等，还有一些费用呢，虽然不涉及生产经营，但是也属于公司相关的正常支出，这又该如何看待其所涉及的税收问题呢？

下面我们就具体报账情况对所涉及的税种问题进行分析。

关于员工报销医药费

根据《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3号）第三条第（二）项的规定，未实行医疗统筹企业的职工医疗费用可以作为福利费在企业所得税税前扣除。因此对于未实行医疗统筹的企业，其为员工报销的医药费属于职工福利费支出；已实行医疗统筹（包括基本医疗保险费）的企业，其为员工报销的医药费不属于《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3号）第三条规定的职工福利费，不得作为职工福利费支出从税前扣除。

注意该函中标注为“不得作为职工福利费支出从税前扣除”，那么是否可以作为其他费用在企业所得税中进行税前扣除呢？笔者搜罗网络，一说不能均不能作为税前抵扣，一说可以计入管理费。此点入账方式还需斟酌。

于个人所得税方面。我公司属于已实行医疗统筹企业。对于员工报销医药费问题、企业已为职工办理医疗保险，则职工患疾病应当由医疗保险经办机构办理相应额度的报销手续，获得一定数额补偿，此笔款项不应由企业报销，如果职工将医保不予报销票据到企业报销支取，应当作为个人所得计征个人所得税。

值得注意的是，《中华人民共和国个人所得税法实施条例》第十四条明确，税法第四条第四项所说的(免征个人所得税的)福利费，是指根据国家有关规定，从企业、事业单位、国家机关、社会团体提留的福利费或者工会经费中支付给个人的生活补助费。另据《国家税务总局关于生活补助费范围确定问题的通知》(国税发[1998]155号)规定，上述所称生活补助费是指由于某些特定事件或原因而给纳税人或其家庭的正常生活造成一定困难其任职单位按国家规定从提留的福利费或者工会经费中向其支付的临时性生活困难补助。因此，企业未为职工办理医疗保险，或者虽然办理了医疗保险，但所患为重大疾病，医保报销比例极低，这类情况企业根据实际情况给予一定数额报销，同时附有相应证明真实性的凭证，则可以作为生活困难补助免予征收个人所得税。但应附上能证明其真实情况的凭证。

关于以发票形式报销的供养直系亲属医疗费用税前扣除问题

按照国税函〔2009〕3号第三条第（二）项的规定，职工供养直系亲属医疗补贴属于职工福利费的范围。对于职工以发票形式报销的供养直系亲属医疗费用，实质还是企业发放，因此可作为职工供养直系亲属的医疗补贴，按照职工福利费支出的相关规定税前扣除。

关于企业组织员工体检发生的体检费用

根据《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3 号）第三条第（二）项的规定，职工福利费包括企业为职工卫生保健所发放的各项补贴和非货币性福利。企业发生的职工体检费用属于职工卫生保健方面的支出，可以作为职工福利费支出，按照规定税前扣除。

关于员工用餐费

食堂用餐方面：企业员工免费在仅为本企业员工提供餐食的食堂就餐，属于不可分割的、非现金方式的福利，不超过工资薪金总额的14%的准予企业所得税前扣除，且不缴纳个人所得税，但是超过部分不得结转到下一年度。但需要注意，根据《增值税暂行条例》第十条规定，用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、劳务、服务、无形资产和不动产，不得抵扣进项税额。所以，食堂发生的费用如果获取了增值税专用发票是不得抵扣进项税并需要做转出处理的。（注：工资薪金总额包括企业按照实际发放的工资薪金总和，不包括企业的职工福利费、职工教育经费、工会经费以及养老保险费、医疗保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费等社会保险费和住房公积金。）

《国家税务总局关于印发〈征收个人所得税若干问题的规定〉的通知》（国税发〔1994〕89号）规定的不属于工资、薪金性质的补贴、津贴或者不属于纳税人本人工资、薪金所得项目的收入，不征税。其中包括差旅费津贴、误餐补助。员工因公在城区、郊区工作，不能在工作单位或返回就餐，根据实际误餐顿数，按规定标准领取的误餐费，无须缴纳个人所得税；员工出差发生的餐费、工作餐，在标准内领取差旅费补贴，无须缴纳个人所得税。误餐补助形式，可以是以取得发票形式的实报实销，进行入账所得税前扣除，如果是按标准发放的补贴，可以以相应签领单作为税前扣除的合法有效凭证。注意，企业直接给员工发放伙食补贴，是人人都有的或者部分部门人员定额发放“误餐补助”给所有员工（比如午餐补助），不属于“误餐补助”，员工应按工资薪金所得计算缴纳个人所得税。

关于报销旅游费：

企业奖励员工旅游、员工报销旅游费用，应与并入工资薪金缴纳个人所得税；其他人员享受旅游奖励，应作为当期的劳务收入，按照“劳务报酬所得”项目缴纳个人所得税。《企业所得税法实施条例》第三十四条规定，企业发生的合理的工资、薪金支出，准予扣除。但是“管理费用”中列支的旅游费，即便已经按照“工资、薪金所得”项目代扣代缴了个人所得税，原则上也不得作为工资、薪金在企业所得税前扣除。《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3号）明确，《企业所得税法实施条例》第三十四条所称的“合理工资、薪金”，是指企业按照股东大会、董事会、薪酬委员会或相关管理机构制订的工资、薪金制度规定实际发放给员工的工资、薪金。

企业员工集体免费旅游的，有的税务机关认为能够量化到个人的，需缴纳个人所得税，且根据【国税函〔2009〕3号】文件规定，不可以在企业所得税前扣除。对于不可分割的企业员工集体免费旅游的，有的税务机关比较人性化，认为该项福利属于非货币性、不可分割福利，按比例税前扣除无须缴纳个人所得税，且可以作为福利费在额度范围内税前扣除，有的税务局认为旅游费用与企业经营无关，是不可税前扣除的。江西税务局暂无相关约定。同样根据合理性考虑，企业可计入对应的活动中比如会议费、业务宣传费、招待费相应处理，并非完全不能税前扣除。

报销电话费：

企业统一购买手机，通讯费由公司承担，发票也开给公司，属于与公司业务相关的办公费用，可税前扣除，且员工使用手机无须缴纳个人所得税。

对于员工报销发票抬头为个人名字的电话费发票。根据江西税务局答复所依据文件，《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》(国税函[2009]3号)的规定，个人报销的通讯费未列入职工福利费的范围，因此其不能计入企业发生的职工福利费支出从税前扣除。若个人报销的通讯费，其通讯工具的所有者为个人，发生的通讯费无法分清是用于个人使用还是用于企业经营，不能判断其支出是否与企业的收入有关。据此，发票抬头为个人名字的电话费发票在江西是不能在企业所得税税前扣除的。

如果企业按一定的电话费用额度，由企业统一托收托付员工的电话费用（不是员工凭票报销），手机号码为员工的。不同的地方有不同的处理方式，《海南省地方税务局关于明确公务交通通讯补贴扣除标准的公告》（琼地税公告〔2017〕2号）第二条规定：“企事业单位员工因通讯制度改革取得的通讯补贴收入，在100元/人/月的公务费用标准内，按实际取得数额予以扣除，超出标准部分按照“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。”（备注：当地没有规定，则全额纳入工资、薪金所得缴纳个税）据此，当地政策有规定的，员工个人手机用于公司经营业务，员工报销通讯费的，凭发票报销通讯费标准内无须缴纳个人所得税，相关费用可计入“职工福利费”，且超标准部分并入工资薪金所得计算缴纳个人所得税。如果企业通过现金发放通讯补贴的，应并入工资薪金所得计算缴纳个人所得税，且这一部分支出作为“工资薪金支出”可以所得税前扣除。

报销住宿费：

员工因出差报酒店住宿票的，属于公司标准范围的，据实报销。

企业免费提供员工宿舍，或租房给员工居住属于集体福利的，根据国税函[2009]3号属于福利费，可以在范围内税前扣除，所产生的的进项税也不得抵扣。增值税方面，根据财税（2016）36号附件1第十条规定，销售服务、无形资产或者不动产，是指有偿提供服务、有偿转让无形资产或者不动产，但属于下列非经营活动的情形除外：（三）单位或者个体工商户为聘用的员工提供服务。因此，对于公司给员工提供宿舍，实际上是单位为聘用员工提供服务，属于“非经营活动”，免费的不需要视同销售，收费的也不需要缴纳增值税。这种属于不可分割的福利费，不能量化到个人的，原则上员工不缴纳个人所得税。但是员工报销个人租房费用的、或企业为高管单独租赁房屋，且发票抬头为公司的，属于可量化福利费，虽可以列入企业所得税前扣除，但需代扣代缴个人所得税。如果员工取得抬头为个人的租房发票，公司凭该发票为其报销租房支出，不能列入职工福利费，该支出属于与企业无关的支出，不能在税前扣除。

以现金形式给员工发放住房补贴，需并入工资薪金所得计算缴纳个人所得税。

用车费：

企业配备车辆接送员工上下班所产生的的费用，属于不可分割的非货币性福利，可税前抵扣，且员工个人无须缴纳个人所得税；企业给员工发放交通补贴，因江西省没有相关免个人所得税额度政策，所以交通补贴发放金额全额并入工资薪金作为所得税前抵扣，且计算缴纳个人所得税。

对于其他实物福利：

企业过年过节发放给员工实物、购物卡等福利，属于可量化福利费的，可税前扣除，应并入工资薪金计算缴纳个人所得税；如果企业股东购买私人用品在公司报销，根据财税{2000}91号文，规定，投资者及其家人的生活费不允许在税前扣除，且股东应按股息红利所得扣缴股东个人所得税。

关于员工报销培训费等教育相关支出

谈到这个，我们先熟悉一个概念，职工教育经费。职工教育经费是指企业按工资总额的一定比例提取用于职工教育事业的一项费用，是企业为职工学习先进技术和提高文化水平而支付的费用。

职工教育经费是按工资总额的一定比例提取用于职工教育事业的一项费用。根据(财税〔2018〕51号文，职工教育经费由工资总额的2.5%提升至8%，且超过部分允许结转到下一年扣除。单位职工不但有取得劳动报酬的权利、享有集体福利的权利，还有接受岗位培训、后续教育的权利，为此需要一定的教育经费。根据财建[2006]317号职工教育经费是指上岗和转岗培训、各类岗位适应性培训、岗位培训、职业技术等级培训、高技能人才培训、专业技术人员继续教育、特种作业人员培训、企业组织的职工外送培训的经费支出、职工参加的职业技能鉴定、职业资格认证等经费支出、购置教学设备与设施、职工岗位自学成才奖励费用、职工教育培训管理费用、有关职工教育的其他开支，等等。所以符合相关支出的费用完全可以纳入其中

员工参加学历、学位教育（如MBA、EMBA）、职工教育培训管理费用：例如企业注册会计师、注册税务师管理人员的费用等在单位报销学费的，都不得计入职工教育经费，且不得在所得税税前扣除，并且报销人员需并入当月工资计征个人所得税。企业为员工设立的自学成才奖励费用，虽然也需要代扣缴个人所得税，但是可以税前扣除。

因篇幅有限，此文单就部分报账所涉及的内容，浅谈笔者工作实务中遇到的一些情况，并参考当前税收政策和账务处理模式，对具体问题进行梳理。有不对之处欢迎指正。

参照资料：

关于工资总额组成的规定_行政法规库_中国政府网 (www.gov.cn)

国税函[2009]3号 国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知